Administradora Essencial: Como conduzir uma assembleia de condomínios com excelência?

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Os coordenadores do Jornal Folhacon em parceira com a ANADCOND – Rede de Administradoras de Condomínios do Brasil convidaram diversos administradores de condomínios para uma série de entrevistas de conteúdo para auxiliar os síndicos nas mais diversas dúvidas sobre gestão condominial – SÉRIE ANADCOND NOVEMBRO  ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS NOTA 10. O projeto integra os debates que foram realizados em 2019 com foco em ELEIÇÃO/REELEIÇÃO DE SÍNDICO. 

A 1ª entrevistada é a Hida Veiga da Administradora de Condomínios ESSENCIAL atuante em Curitiba e Região.

O tema da entrevista 1 é ASSEMBLEIA DE EXCELÊNCIA – Passo a passo. Confira e deixe sua pergunta e/ou comentário e/ou pergunta para a nossa convidada.  

Jornalista Eli Antonelli – Hida quais são os maiores erros  na organização de uma assembleia em sua analise?  

RESPOSTA: Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL  – Os principais erros a serem evitados são :

* Falha na comunicação.

* Realização de assembleias aleatórias.

* Cobrança de inadimplentes de forma expositiva nas assembleias, lembrando que essa questão deve ser resolvida de forma individual, não podendo ser levada para a reunião de condomínio.

* Medo de retaliação devido a manifestação contrária às suas propostas/ideias nas reuniões.

* Síndico ditador/autoritário, espanta qualquer participação em assembleias.

* Não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio.

Jornalista Eli Antonelli –  Qual a importância do secretário numa assembleia e quem você sugere que ocupe este lugar?

 RESPOSTA: Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL

O secretário é escolhido pelo presidente, e como é uma importante função, deverá ser escolhido uma pessoa desenrolada e com habilidade para acompanhar os pontos cruciais das decisões, e, sabemos que nem todos possuem essas habilidades, pois reque muita atenção, assim há que se tomar cuidado na escolha do secretário para que as anotações não venham ser de forma incompleta.

 

Jornalista Eli Antonelli –   Quais suas orientações para que o síndico tenha o quórum correto numa assembleia? O que ele pode fazer para atrair o síndico para assembleia

RESPOSTA: Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL-

Bastante recomendável que o edital seja afixado em áreas comuns do condomínio, como elevador, hall de entrada, etc. Comunicação também por meio de AR, que ainda é bastante usual e eficaz.

A convocação deverá ocorrer exatamente conforme previsto na convenção condominial. Dilatação do prazo de convocação determinado em convenção (8 ou 5 dias geralmente), pode-se usar-se do prazo de 15 a 20 dias de antecedência para convocação, afim de que todos possam se programar com mais tempo para a participação.

Conduzir a risco os itens da pauta, para que não de espaço a discussão de assuntos irrelevantes, o que no caso prolongaria ainda mais a assembleia e a tornaria cansativa, sendo este um dos principais fatores da não participação dos moradores nas reuniões.

 

Jornalista Eli Antonelli  Qual o papel do síndico e qual o papel de uma administradora na assembleia (orientação para novos síndicos) 

RESPOSTA Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL

É sabido que síndicos e administradoras tem diferentes funções, no entanto cabe ao síndico a de maior responsabilidade, a este compete a responsabilidade por toda a documentação, a representação, ativa e passivamente do condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns. Mas muito além disso, o síndico deve também ser um facilitador da comunicação do condomínio, alguém que ajude seus vizinhos a resolverem seus problemas, que zele pelo patrimônio comum e que goste de gerenciar pessoas

No entanto, estas responsabilidades também podem ser transferidas para uma administradora terceirizada, conforme artigo 1.348 do Código Civil. Tornando-se assim a administradora, uma espécie de “braço direito” do síndico auxiliando-o no exercício das atividades cotidianas do edifício, orientando-o sobre os aspectos legais e dando-lhe suporte às atividades administrativas,  financeiras, contábeis, RH e, de forma efetiva, também no gerenciamento da organização, planejamentos, orçamentos e orientação jurídica, quando  necessário, etc.  Enfim, de forma as responsabilidades da administradora serão aquelas firmadas  no contrato de prestação de serviços, e que dependerá do interesse de cada condomínio.

Para quem nunca atuou com síndico é de grande valia a contratação de uma administradora, uma vez que a gestão de muitas atividades são realizadas internamente, como por exemplo, a compra de materiais, organização de assembleias, contratação de funcionários, licitação e contratação de prestadores de serviços, cabendo às empresas externas a execução da parte burocrática, como a folha de pagamento, guias referentes aos encargos sociais, emissão de boletos para a cobrança do condomínio, gerando assim, um  grande suporte ao síndico para maior competência, assertividade e qualidade em sua gestão.

 

Jornalista Eli Antonelli- Qual tipo de assembleia mais complexa num condomínio na sua opinião? (Aprovação de contas, solicitação de cota extra…etc)  e qual sua orientação nestes casos

RESPOSTA Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL – Acredito que seja quando para a destituição do síndico, pois sabemos que, infelizmente, nem sempre a gestão do síndico satisfaz todos os condôminos. Má gestão, falta de transparência, a não prestação de contas, autoritarismo, prática de ilegalidades ou não agir conforme o interesse coletivo são os principais motivos que levam à destituição de síndico.

Lembrando que no caso de ilegalidade, os condôminos ou conselho fiscal precisam apresentar provas de fraudes ou demais crimes cometidos pelo síndico para somente ai convocar uma assembleia extraordinária a fim da destituição do mesmo.

Após arrecadar todas as assinaturas necessárias para assembleia, os moradores devem criar um edital de convocação para destituição de síndico. Em suma, essa convocação deve explicar de forma clara quais os motivos pelo qual o síndico está sendo cobrado.

Um erro bastante comum na convocação desse tipo de assembleia é não convidar todos os condôminos. A Lei do Condomínio indica que nenhuma assembleia poderá ser deliberada se todos os condôminos não forem convocados para a reunião. Assim sendo, nenhum morador deve ser excluído dessa reunião, mesmo os que fazem parte da administração atual.

Jornalista Eli Antonelli –  Qual sua opinião sobre ASSEMBLEIA VIRTUAL ?

RESPOSTA Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL – Acredito que essa modalidade trará benefícios num futuro próximo, mas ainda faltam elementos palpáveis para que se possa colocá-la em prática com tranquilidade e total confiança.

 

Jornalista Eli Antonelli -Quais os erros que você poderia citar na forma de informar sobre uma assembleia (erros em editais)

 RESPOSTA Hida Veiga – Administradora de Condomínios ESSENCIAL Copiar editais anteriores sem se atentar em mudar as datas e as pautas, como por exemplo, previsão orçamentária para o ano em questão, não o vindouro.  Jamais colocar questões a serem tratadas como “assuntos gerais”, o edital de convocação deve constar detalhadamente o que será deliberado e apresentado em assembleia. Os termos usados devem ser claros e de fácil entendimento, principalmente quando envolver questões financeiras, mesmo que o edital fique extenso.

  • Deixe abaixo perguntas sobre ASSEMBLEIA e comentário sobre sua experiência em assembleia. Em breve a segunda parte . 

 

 


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